E-Rechnung ermöglicht eine durchgehende digitale Bearbeitung

Das Bundesfinanzministerium verpflichtet Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 dazu, Rechnungen an Geschäftskunden ausschließlich in elektronischer Form auszustellen. Die formellen Vorgaben der E-Rechnung sind in der Europäischen Norm EN 16931 festgelegt. Die in Deutschland schon verbreiteten Formate ZUGFeRD und XRechnung erfüllen diese Vorgaben. E-Rechnungen sind strukturiert und digitale Dokumente. Die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format wird neben dem strukturierten Datensatz durch ein visuelles Abbild im PDF-Format ergänzt. Die XRechnung liegt ausschließlich als Datensatz vor. Rechnungen im reinen PDF-Format erfüllen die Vorgabe der E-Rechnung nicht. Rechnungen, die die Vorgaben der E-Rechnung nicht erfüllen, werden künftig als sonstige Rechnungen bezeichnet.

Zeitrahmen

Am 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen Unternehmen (sogenannter B2B-Bereich) zu empfangen. In diesem Zuge entfällt der bisher gültige Vorrang der Papierrechnung. Sonstige Rechnungen im PDF-Format können nur noch mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.

Erst ab dem 1. Januar 2027 besteht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Rahmen einer Übergangsfrist die Pflicht, im B2B-Bereich, E-Rechnungen zu versenden. Da die Inanspruchnahme der Übergangsfrist für Unternehmen freiwillig ist und Unternehmen schon ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können müssen, ist zu empfehlen, dass von dieser Übergangsfrist kein Gebrauch gemacht wird.

Ab dem 1. Januar 2028 sind Empfang und Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend. Aus der Praxis resultierende Ausnahmen verbleiben für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie für Fahrausweise zum Beispiel im öffentlichen Personennahverkehr.

Ziele der E-Rechnung

Die E-Rechnung ermöglicht eine durchgehend digitale Bearbeitung im Unternehmen. Bei Einsatz adäquater Software erfolgt der Empfang voll automatisiert. Anschließende Verarbeitungsschritte können zeitlich parallel erfolgen. Die Rechnungsfreigaben können beispielsweise automatisiert betraglich gestaffelt erfolgen. Der Zahllauf und die Archivierung könnten vollautomatisch durchgeführt werden. Je nach Unternehmensprozess kann die Übergabe der E-Rechnung an den Steuerberater gleichzeitig automatisch erfolgen. Mithin erfolgen die parallelen oder aufeinander aufbauenden Arbeitsschritte ohne den sogenannten Medienbruch.

Es empfiehlt sich für Unternehmen, Geschäftsprozesse im Zuge der Einführung der E-Rechnung genau zu analysieren, um die beschriebenen Geschäftsprozesse mit Blick auf die Automatisierung zu optimieren. Häufig bieten schon bestehende Softwareprodukte die E-Rechnung als Rechnungsstellungsformat. So empfiehlt es sich, die Prozesse zum Beispiel im Rechnungseingang sowie im anschließenden unternehmensinternen Rechnungsarbeitsfluss konsequent zu digitalisieren. Sofern die Buchhaltung durch einen externen Steuerberater erfolgt, sollte dieser einbezogen werden. Bei medienbruchfreier Verarbeitung der Rechnung resultiert Sicherheit in den Verarbeitungsschritten sowie Fehlerfreiheit bezüglich der transportierten Daten. Weitere Prozessvorteile wie ortsunabhängiges Versenden, Empfangen und Prüfen der Rechnungen können erreicht werden. Aus der resultierenden schnelleren Bearbeitung und anschließender zügigerer Zahlung ergeben sich auch monetäre Vorteile.

Im Fiskalbereich soll die E-Rechnung zur Einschränkung von Betrugsmöglichkeiten führen. Scheinrechnungen und unberechtigte Vorsteuererstattungen sollen schneller erkennbar und nachvollziehbarer gemacht werden. Gleichzeitig verspricht man sich die Reduktion des zeitlichen Vorsprungs krimineller Akteure.

Umstellung auf die E-Rechnung

Um von der Einführung der E-Rechnung nicht nur die Pflicht der E-Rechnungsempfangsmöglichkeit abzuleiten, sondern die beschriebenen Vorteile in den Unternehmensprozessen zu gewinnen, ist ein umgehendes Handeln empfehlenswert.

Im ersten Schritt sollten die bestehenden Unternehmensabläufe analysiert und mit Blick auf den einzuführenden E-Rechnungs-Empfang sowie den E-Rechnungsversand optimiert werden. Bestehende Software ist zu prüfen; eventuell sind neue Softwareprodukte zu installieren. Bei der Auswahl optimaler Software sollten Branchenberater eingebunden werden. Falls das Unternehmen im Bereich der Buchhaltung Dienstleistungen eines Steuerberaters in Anspruch nimmt, sollte der Steuerberater ebenfalls in die Softwareauswahl einbezogen werden. Besonders für kleinere Unternehmen sind Steuerberatern branchenübergreifende Lösungen bekannt.

Nach der Entscheidung für eine bestimmte Software empfiehlt es sich, zuerst den E-Rechnungseingang zu gestalten, da eben dieser ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend wird. Die Anzahl derer Unternehmen, die aktuell schon E-Rechnungen versenden, steigt stark. Darin besteht die Chance, Rechnungen auch schon jetzt digital optimal zu verarbeiten. Beim Empfang der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format wird ohne den eingerichteten E-Rechnungseingangsprozess lediglich die mitgelieferte visuelle PDF-Datei zur Kenntnis genommen. Der strukturierte Datensatz bleibt hingegen ungenutzt.

Der E-Rechnungs-Versand muss mit Hilfe einer Softwarelösung durch das Unternehmen anschließend oder zeitgleich proaktiv angeschoben werden. Im Falle der ZUGFeRD-Rechnung ist das visuelle Rechnungsabbild in der Regel zu überarbeiten. Sofern zur Rechnungsschreibung bisher reine Textverarbeitungsprogramme genutzt wurden, ist die Umstellung auf eine Rechnungsstellungssoftware unvermeidbar. Die Softwarebranche hat sich erfreulicherweise auf diese Situation eingestellt und bietet Minimallösungen.

Von besonderer Wichtigkeit ist die gesetzlich schon heute vorgeschriebene Archivierung der digitalen Rechnungen. Dieser Prozess muss Teil der E-Rechnungseingangs wie auch des -ausgangs sein. Es empfehlen sich Dokumentenmanagementsysteme, die entweder separat implementiert werden oder Teil der jeweiligen Softwarelösung sind.

Der Erfolg der neu eingerichteten Prozesse hängt nicht zuletzt von der Akzeptanz der betroffenen Handelnden ab. Daher sollten Mitarbeiter schon in die Auswahl der Software einbezogen werden und für alle neuen Prozessschritte frühzeitig geschult werden. Rechnungsempfänger sollten über den digitalen Versand informiert werden. Die E-Mailadresse des Rechnungsempfänger ist in der Regel für dessen internen Prozesse von großer Relevanz. Aus gleichem Grunde sollte auch Lieferanten die eigene gesonderte Rechnungs-E-Mail-Adresse mitgeteilt werden. Schon aus Diskretionsgründen ist nicht jede E-Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen geeignet.

Zusammenfassung

Es bleibt festzuhalten, dass es für Unternehmen neben der gesetzlichen Pflicht sehr lohnenswert ist, sich umgehend mit der Implementierung der E-Rechnung zu befassen. Nach der Analyse bestehender Prozesse folgt deren Optimierung mit Fokus auf den digitalen Rechnungseingang und -ausgang. Die Auswahl der Software ist dabei genauso wesentlich wie die Schulung der Mitarbeiter und die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.